تکنیک های مدیریت زمان که هر فرد موفقی باید بداند

مدیریت خوب زمان می تواند به پیشرفت کار شما کمک کند. سازماندهی هر روز به شما کمک می کند تا کار را به موقع به اتمام برسانید، در جلسات مهم مشغول باشید و به شما فضای خلاقیت در انجام وظایف را می دهد. داشتن مهارت های قوی در مدیریت زمان می تواند در نهایت منجر به تحقق اهداف اصلی و پیشرفت در موقعیت خود شود.

مهارت های مدیریت زمان چیست؟

مهارت های مدیریت زمان شامل مهارت های متنوعی است که به شما کمک می کند زمان خود را به خوبی مدیریت کنید. برخی از مهمترین مهارتهای مدیریت زمان عبارتند از:

سازماندهی: منظم ماندن می تواند به شما کمک کند تا تصویری واضح از آنچه باید و چه زمانی انجام دهید، حفظ کنید.

اولویت بندی: ارزیابی هر یک از مسئولیت های خود برای اولویت داشتن در یک مدیر زمان خوب کلیدی است. روش های زیادی برای اولویت بندی آنچه باید انجام دهید وجود دارد.

تعیین هدف: تعیین هدف به شما این امکان را می دهد که هدف نهایی خود را بطور واضح درک کنید و اینکه برای رسیدن به آن دقیقاً چه مواردی را باید اولویت بندی کنید. تعیین اهداف کوتاه مدت و بلند مدت می تواند به موفقیت در حرفه شما منجر شود.

ارتباطات: توسعه مهارت های ارتباطی قوی به شما امکان می دهد برنامه ها و اهداف خود را برای افرادی که با آنها کار می کنید روشن کنید. همچنین به شما امکان می دهد تا تفویض اختیار کنید که به شما امکان می دهد مهمترین وظایف مرتبط با اهداف خود را متمرکز کنید.

برنامه ریزی: بخش اساسی مدیریت زمان برنامه ریزی است. کارآمد بودن در برنامه ریزی روز، جلسات و چگونگی انجام کارها به شما کمک می کند تا به برنامه خود پایبند باشید.

مدیریت استرس: هنگام تمرین مدیریت زمان مناسب، باید مراقب سلامت روانی خود نیز باشید. کنترل استرس به روشی مثبت می تواند به شما کمک کند تا هنگام گذراندن برنامه خود انگیزه داشته باشید و عملکرد خوبی داشته باشید.

مقاله پیشنهادی: اشتباهات رایج در مدیریت زمان

چرا مهارت های مدیریت زمان مهم هستند؟

مهارت های مدیریت زمان از این جهت مهم هستند که به شما کمک می کنند کار خود را به شکلی تنظیم کنید که بتوانید اهداف خود را تحقق بخشید. به عنوان مثال، اگر هدف شما استخدام است ، به زمان برای به روزرسانی رزومه ، جستجوی جوایز ، درخواست ، تحقیق در شرکت ها و آماده شدن برای مصاحبه نیاز دارید. کنار گذاشتن زمان مشخص در روز به شما کمک می کند تا مراحل لازم برای کار را طی کنید. متناوباً ، اگر شغلی دارید ، احتمالاً مسئولیت های مختلفی برای کمک به شرکت در دستیابی به اهداف خاص بر عهده دارید. حفظ موفقیت در تقویم، جلسات و وظایف شما برای موفقیت در نقش شما ضروری است.

حضور کامل و متمرکز ناشی از مهارت های قوی مدیریت زمان است. به عنوان مثال، اگر دیر به جلسه می روید و باید در پروژه ای کار کنید، ممکن است اطلاعات مهمی را که می تواند به شما در انجام کار بهتر کمک کند، از دست بدهید. مدیریت خوب وقت خود همچنین به شما امکان می دهد فضا را برای خلاقیت و پیشبرد اهداف خود داشته باشید. وقتی برای اتمام وظایف خود زمان مشخصی در نظر گرفته اید، می توانید برای تفکر در مورد تصویر بزرگ خود و شرکت خود نیز وقت بگذارید.

چگونه مهارتهای مدیریت زمان را بهبود ببخشیم

کار بر روی مهارت های مدیریت زمان می تواند به شما کمک کند تا در صورت درخواست فرصت های جدید، یک کارمند بهتر و کاندید قوی باشید. در اینجا چند روش برای بهبود مهارت های مدیریت زمان وجود دارد:

1. اهداف کوتاه و بلند مدت تعیین کنید

تمرین هدف گذاری منظم می تواند به شما کمک کند تا دقیقاً بفهمید که برای دستیابی به نتایج خاص باید چه کارهایی را انجام دهید. برای رسیدن به اهداف بزرگتر و بلند مدت، اهداف مهم را در این راه مشخص کنید. به عنوان مثال، اگر هدفی دارید که در مدت شش ماه ارتقا پیدا کنید، ممکن است برای پیشرفت در مهارت های خاص، اهداف کوچکتری را تعیین کنید. اهداف شما باید مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و بر اساس زمان باشد.

2.  تقویم خود را مدیریت کنید

اختصاص دادن زمان برای انجام مهمترین کارها در لیست شما برای مدیریت وقت شما مهم است. ممکن است به طور منظم مسدود کردن برخی از براکت ها در تقویم خود را مدنظر داشته باشید، بنابراین بدون داشتن حواس پرتی و جلسات، وقت خود را در برنامه خود تضمین می کنید. شما همچنین باید مفید بودن یا نبودن شرکت در جلسات را در نظر بگیرید. اگر احساس می کنید به هیچ وجه ارزش افزوده یا کمک نمی کنید، باید احساس قدرت کنید که بعضی جلسات را رد کنید. اگر این کار را انجام دهید، از صلاحدید استفاده کنید و مودب باشید - ممکن است در نظر داشته باشید ایمیلی به صاحب جلسه ارسال کنید تا به او بگویید چرا رد کرده اید.

3.  وظایف خود را در اولویت قرار دهید

اولویت بندی مهارت دشواری است اما با تمرین راحت تر می شود. می توانید با تهیه لیست های انجام وظایف، اولویت بندی را انجام دهید. نوشتن یا تایپ کردن همه مواردی که برای انجام کار نیاز دارید می تواند به شما در اولویت بندی فیزیکی کارهایی که فوری ترین کارها هستند و یا خلاص شدن از آنها آسان است، کمک کند. اگر به کمک نیاز دارید، ممکن است از مدیر یا همکار خود که در اولویت بندی نحوه انجام کار خود مهارت دارد سوال کنید. دانستن تاریخ های موعد مقرر و چگونگی تأثیر وظیفه بر دیگران و اهداف تجاری می تواند به شما کمک کند کارهای خاصی را پیش از دیگران انجام دهید.

ارتقا مهارت های مدیریت زمان می تواند به شما کمک کند کارگر بهتری باشید و توانایی تمرکز کامل در طول روز را داشته باشید. با سازماندهی، تعیین اهداف و اولویت بندی لیست کارهای خود می توانید مدیر زمان بهتری باشید.

برای مطالعه مقالات بیشتر و مشاهده ویدیوهای جذاب به صورت رایگان ما را در سایت عزت خواه دات کام  دنبال نمایید.

فعالیت در آمازون و کسب درآمد دلاری، جز اهداف افراد بسیاری می باشد که تمایل دارند با آزادی از المان زمان و مکان کسب درآمد کنند. با دوره آربی، آموزش گام به گام فروش در آمازون می توانید این هدف را محقق سازید. همچنین از داخل ایران طبق روشهایی می توانید در آمازون فروشنده شوید. ( لیست کشورهای مورد تایید وبسایت آمازون).جهت مشاوره رایگان با تیم پشتیبانی مجرب و متخصص سایت عزت خواه دات کام (دوره آموزشی خرید از علی بابا و فروش در آمازون) در ارتباط باشید .

مدیریت زمان و 13 تکنیک برای داشتن زمان بیشتر

تکنیکهای مدیریت زمان

مدیریت زمان یکی از اصول اساسی موفقیت می باشد. با دانستن نکات کلیدی مدیریت زمان و بکار بردن آنها در زندگی وکار می توانید از زمان خود به خوبی استفاده نموده و بیشترین بازدهی را داشته باشید. در این مقاله به 13 تکنیک مدیریت زمان می پردایم.

1. بین برنامه ها فاصله بگذارید.

مغز انسان فقط می تواند هر بار حدود 90 دقیقه تمرکز کند .برای جلوگیری از فرسودگی شغلی و حفظ بهره وری بالا در طول روز ، حداقل هر 90 دقیقه یک وقت استراحت را برنامه ریزی کنید.

2.از زمان انتظار بیشترین استفاده را ببرید. 

این برای همه اتفاق می افتد: ما در صف ها ، اتاق انتظار ، پایانه های فرودگاه ، ایستگاه های قطار و غیره منتظر می مانیم.

 در این بازه زمانی، به ایمیل های تلفن خود پاسخ دهید ، تماس های تلفنی از دست رفته را جبران کنید، آرام باشید یا مراقبه کنید. یک کتاب با خود حمل کنید و بخوانید. به پادکست های تلفن خود گوش دهید.

3.ایمیل خود را سازماندهی کنید.

افرادی که صندوق ورودی نامرتب دارند بیش از دیگران وقت خود را برای ارسال نامه الکترونیکی می گذرانند.

بهترین راه برای سرعت بخشیدن به ارتباطات ایمیل و اتلاف وقت کمتر در مبادلات اضافی ، سازماندهی صندوق ورودی است.

بیایید چند ترفند را مشاهده کنید که به شما کمک می کند ایمیل ها را سریعتر الک کنید ، سازمان و پاسخ دهید.

- ایمیل هایی را که ممکن است حاوی برخی اطلاعات مهم باشد اما نیازی به پاسخ فوری ندارند بایگانی کنید.

- از فیلترها برای تعیین خودکار برچسب ها به نامه های ورودی بر اساس فرستنده یا برخی دیگر از اطلاعات / کلمه کلیدی موجود در آنها استفاده کنید.

- حتی می توانید با تنظیم فیلتر برای هر نامه الکترونیکی که حاوی کلمه "لغو اشتراک" است ، به کلیه خبرنامه ها برچسب بزنید.

4.طرف دیگر مغز خود را آموزش دهید.

برای درگیر کردن قسمتهایی از مغز که در محل کار استفاده نمی کنید ، به سرگرمی بپردازید. شما سریعتر مشکلات را حل خواهید کرد و خلاقیت بیشتری در اختیار خواهید داشت.

گذراندن وقت در خارج از منطقه راحتی خود منجر به موفقیت می شود. اگر وکیل هستید ، رقصیدن را یاد بگیرید. اگر پیانیست هستید ، ورزش های رزمی را انجام دهید. اگر توسعه دهنده نرم افزار هستید ، بیرون بروید و معاشرت کنید.

5. مرتباً ورزش کنید.

ورزش به شما کمک می کند عوامل استرس زای روزمره را کنترل کنید. محققان نشان داده اند که جلسات تمرینی کوتاه و شدید می توانند به اندازه جلسات طولانی مفید باشند. مدتی را برای تمرینات کوتاه اختصاص دهید - حداقل هر یک روز در میان.

6. خوب بخوابید.

دانشمندان دریافته اند که کمتر خوابیدن برای ایجاد زمان بیشتر وظیفه محور منجر به دردسر می شود. افراد خسته بیشتر معطل می شوند و به راحتی حواسشان پرت می شود. هر شب حداقل هشت ساعت به مغز خود اجازه خواب دهید.

7.از تقویم خود استفاده کنید.

تقویم برای موارد بسیار دیگری غیر از برنامه ریزی جلسات خوب است. از تقویم خود برای پیگیری مهلت های قانونی ، مسدود کردن زمان خاموش برای کارهای متمرکز و افزودن خودکار مکان به رویدادها استفاده کنید.

مسئولیت وقت خود را بر عهده بگیرید. اگر فکر می کنید با ورود برنامه ریزی شده برنامه روز شما پیش نمی رود ، فقط آن را لغو کنید.

8.زمان استراحت را برنامه ریزی کنید.

مراقبه به شما کمک می کند تا چشمی تازه داشته باشید و بینش جدیدی درباره کار خود کسب کنید.

9.یاد بگیرید نه بگویید.

وقت شما با ارزش است. این کار را صرف افراد و پروژه هایی نکنید که با مأموریت و اهداف شما همخوانی ندارند.

به جای پذیرفتن خودکار دعوت ها و پیشنهادات، بگویید ، "من برنامه خود را بررسی می کنم و به شما برمی گردم" .

این عبارت ساده وقت شما را برای ارزیابی پیشنهادات و تصمیم گیری هوشمندانه می خرد.

10.زود باش

از رویکرد مشابه با ضرب الاجل استفاده کنید. برنامه ریزی کنید که کارهای خود را یک روز زودتر از موعد مقرر ارسال کنید.

11. سیستم خود را به عادت تبدیل کنید.

از ایده های ذکر شده در بالا عادت ها را شکل دهید. این نکات مدیریت زمان را تمرین کنید و یک ذهنیت بهره وری را درونی کنید.

یک برنامه معقول تنظیم کنید که بتوانید در طولانی مدت (حداقل یک ماه) حفظ کنید. پس از مدتی ، عادت های روزانه و هفتگی شما به صورت خودکار در می آیند.

12. در این فاصله عادت های بد را کنار بگذارید.

یک برنامه مشخص کنید و به آن پایبند باشید. با دنبال کردن این برنامه ، طبیعتاً عادت های قدیمی و غیرمولد خود را از بین خواهید برد.

13.بدون توجه به هر چیزی ، اوقات خوشی را سپری کنید.

در مورد بررسی همه موارد لیست کارهای خود وسواسی به خرج ندهید. با تعادل مناسب کار / زندگی هر روز لذت ببرید. اتمام حجم کاری بیش از اندازه امروز ارزش یک روز غیرمولد و سوخته را ندارد.

ثابت کار کنید و در بهترین سرعت خود باشید. عجله در انجام کارها باعث کاهش کیفیت کار و ایجاد استرس می شود. ممکن است کلیشه ای به نظر برسد ، اما به خاطر داشته باشید: جاده همیشه از مقصد مهمتر است.

برای مطالعه مقالات بیشتر و مشاهده ویدیوهای جذاب به صورت رایگان ما را در سایت ezzatkhah.com دنبال نمایید

امروزه فروش محصول در آمازون، به یکی از روش‌های مطمئن کسب درآمد از اینترنت تبدیل شده است که به کمک آن می‌توانید فارغ از زمان و مکان به این فعالیت جذاب مشغول شوید. البته آموزش فروش در آمازون نیز یکی از موارد مهمی است که حتماً باید به آن توجه کنید. چون اگر بدون مربی وارد این مسیر شوید، شکست شما دور از انتظار نخواهد بود. لذا با تهیه نمودن دوره آربی براحتی می توانید وارد این بیزینس جهانی شوید و به دلار کسب درآمد کنید. تمامی آموزش های این دوره بصورت فارسی و برای اولین بار توسط جسین عزت خواه داده شده است. جهت مشاوره رایگان با تیم پشتیبانی مجرب و متخصص سایت عزت خواه دات کام (www.Ezzatkhah.com/amazon) می توانید از شنبه تا چهارشنبه از ساعت 9  الی 17 با دفتر پشتیبانی تماس حاصل فرمایید. تلفن های دفتر پشتیبانی ایران : 00989302222413(واتساپ)

10 تکنیک برای این که وقت خود را هدر ندهید

پیدا کردن مدیر موفق و تاثیرگذاری که روش درست مدیریت زمان و کارمندان خود را نداند، کار بسیار دشواری است، به این خاطر که اصلاً چنین کسی وجود ندارد. شما مانند بقیه انسان‌ها، در طول روز از مدت زمان یکسانی برای انجام دادن وظایف خود برخوردارید. حال روش استفاده شما از این زمان است که در نهایت مشخص می‌کند آیا در انجام دادن کارهای خود موفق خواهید بود یا خیر. اگر برای اولین بار است که سِمَت مدیریت را به عهده می‌گیرید یا قبلاً مدیر بوده‌اید، اما احساس می‌کنید باید کمی آموخته‌های خود را به روز کنید، یادگیری و به کاربردن اصول مدیریت زمان، تأثیر زیادی بر موفقیت شغلی شما به جا خواهد گذاشت. در این مقاله قصد داریم به تعریف این مهارت‌ها بپردازیم. اما پیش از آن لازم است مفهوم مدیریت زمان را تعریف کنیم. 

تعریف مدیریت زمان چیست؟

روشی که به استفاده هر چه بهتر از 24 ساعت روز و انجام وظایف فردی و حرفه‌ای کمک می‌کند، مدیریت زمان گفته می‌شود. ماتریس آیزنهاور، که توسط دو آیت آیزنهاور، یکی از رئیس جمهورهای آمریکا ابداع شد، مدیریت زمان را به چهار دسته زیر تقسیم می‌کند

• کارهای فوری و مهم «کارهایی که باید فوراً انجام دهید».

• کارهای مهم اما غیر فوری «کارهایی که بعداً هم می‌توانید انجام دهید».

• کارهای فوری و غیر مهم «کارهایی که می‌توانید به فرد دیگری واگذار کنید».

• کارهای غیر فوری و غیر مهم «کارهایی که باید حذفشان کنید». 

مهارت‌های مدیریت زمان، جزو یکی از این چهار دسته قرار می‌گیرد. اگر یاد بگیرید که زمان و وظایف خود را به شکل موثر تقسیم بندی کنید می‌توانید به اهداف خود دست یافته و تیم خود را به شکل درستی مدیریت کنید. 

1-تکنیک‌های برنامه ریزی کردن را بیاموزید

به گفته بنجامین فرانکلین، از بنیانگذاران ایالات متحده: «اگر مهارت برنامه ریزی نداشته باشید، باید برای شکست آماده باشید». او در واقع به حقیقت مهمی اشاره کرده است، به این خاطر که برخورداری از دانش برنامه ریزی، نقش مهمی در دست یابی به اهداف دارد. در واقع هر فردی باید هدف‌های روزانه، هفتگی، ماهانه و حتی سالانه برای خود مشخص کند و آنها را به وظایف کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم بندی کند. مثلاً اگر هدف شما افزایش 10 درصدی ترافیک به وب سایت شرکتتان در مدت یک سال است، باید هدف‌های هفتگی، ماهانه و شش ماهه در نظر بگیرید تا به خوبی در جریان پیشرفت خود قرار داشته باشید  

2-اصول مدیریت ارتباط با کارکنان خود را بدانید

ارتباطات، نقش مهمی در برقراری یا از بین رفتن روابط فردی یا تجاری دارد. اگر شما در سمت مدیر، درگیر مدیریت زمان باشید، باید منتظر نتایج سو آن بر روابط خود با کارمندان باشید. با این حال، اگر زمانی را صرف گوش دادن و برقراری ارتباط شفاف با اعضای تیم و ارباب رجوع خود کنید، شاهد موفقیت‌های بزرگی در کسب و کار خود خواهید بود. بنابراین حتماً به شکل منظم با اعضای تیم در ارتباط باشید. به این ترتیب پی می‌برید آیا بر اساس هدف‌هایی که برایشان مشخص کرده‌اید عمل می‌کنند یا خیر. اگر همین شکل از روابط را برای مشتریان خود نیز به کار ببرید، کسب و کار شما به موفقیت بزرگی دست خواهد یافت. به خاطر داشته باشید که برقراری ارتباط موثر با کارکنان نیازمند تمرین و صرف وقت کافی است. در این جا چند استراتژی به شما معرفی خواهیم کرد که به کمک آن‌ها می‌توانید ارتباطات خود در محیط کار را بهبود ببخشید. 

• مخاطب خود را به درستی بشناسید: شناخت درست مخاطب، نقش مهمی در برقراری ارتباطات موثر در محیط کار دارد. این مساله هم برای ارتباطات شفاهی و هم نوشتاری، اعم از سخنرانی در جمع یا ارسال ایمیل‌های روزانه کاربرد دارد. از جمله این که مخاطب هدف شما چه کسانی هستند؟ هدف پیام شما چیست؟ چه چیزی را باید بدانند؟ از آنها چه انتظاری دارید؟ بهترین راه انتقال پیام به مخاطبانتان چیست؟ آن‌ها پیام شما را به چه شکل درک یا برداشت می‌کنند؟ واکنش و طرز فکر آنها نسبت به پیام شما چیست؟ برای پاسخ دادن به سوال‌هایی از این دست، لازم است از قبل برنامه ریزی و تحقیق کنید  و مدتی رفتار مخاطبان خود را زیر نظر داشته باشید. مثلاً نحوه ارتباط شما با همسالان یا اعضای تیم با مدیر سازمان متفاوت خواهد بود، چون نیازهای آنها نیز با هم متفاوت است.  

• سعی در شناسایی دقیق موقعیت داشته باشید: قبل از برقراری ارتباط در محیط کار، لازم است کمی تأمل کرده  و شناخت درستی از موقعیت به دست آورید. یک راه انجام این کار این است که همانند کودکان رفتار کنید، به این خاطر که آن‌ها معمولاً در مورد موضوعی که می‌خواهند یاد بگیرند، اطلاعات قبلی ندارند و ادعای دانستن هم نمی‌کنند. بنابراین استفاده از این روش به شما کمک می‌کند که بدون جانبداری و اِعمال افکار قبلی خود به شناخت موقعیت و طرز فکر مخاطب خود دست یابید. 

• مهارت درست گوش دادن را در خود تقویت کنید: به گفته استفن آر. کاوی، هدف بیشتر افراد از گوش دادن، درک صحبت‌های طرف مقابل نیست، بلکه هدفشان جواب دادن به او است. همین موضوع باعث می‌شود که نتوانند با طرف مقابل خود به خوبی ارتباط برقرار کنند. یکی از راهکارهای تقویت مهارت گوش دادن این است که صحبت‌های گوینده را تکرار کنید یا به زبان خودتان بیان کنید. در این صورت، می‌توانید به طرف مقابل نشان دهید که متوجه صحبت‌های او شده‌اید. راهکار دیگر این است در صورتی که متوجه قسمتی از گفته‌های او نشدید، حتماً سوال بپرسید. 

3-نظم لازمه مدیریت زمان است

برخورداری از یک سازماندهی قوی در محیط کار، چه از نظر وظایفی که به کارمندان خود محول می‌کنید و چه محیط واقعی کار، نقش مهمی در مدیریت موثر زمان برای مدیران دارد. در صورتی که تیم شما فاقد این سازماندهی بوده و هیچ کس از وظایفی که بر عهده دارد مطلع نباشد یا نداند برای کمک به چه کسی باید مراجعه کند، دست یابی به هدف‌ها غیر ممکن خواهد بود. در بحث بهره وری از زمان و مدیریت آن، ارتباطات و نظم به یک اندازه اهمیت دارند. بی انضباطی هیچ جایی در کسب و کار شما ندارد. در عوض هر دقیقه‌ای که بخواهید صرف پیدا کردن یک فایل گم شده کنید را می‌توانید برای کار با ارزش دیگری به کار ببرید.

4-مدیریت زمان با تقسیم درست وظایف امکان پذیر است

اگر در سازمان خود، در تقسیم وظایف به درستی عمل کنید، اعتماد به نفس و بازده کاری اعضای تیم افزایش خواهد یافت. اگر در سمت مدیریت مشغول به کار هستید، باید مشخص کنید که چه کسی مناسب انجام چه وظیفه‌ای است و همان مسئولیت را به او محول کنید. در غیر این صورت، وقت خود و اعضای تیم را به هدر داده‌اید. با تقسیم دقیق وظایف و فراهم کردن ابزارهای مورد نیاز آنها، کارکنان دیگر برای انجام وظایف خود به وجود شما نیاز ندارند. 

5-هر کاری را در زمان مناسب آن انجام دهید

فرض کنیم می‌خواهید ماشین بسازید. در این صورت، آیا قبل از این که چهارچوب آن را ایجاد کنید، اقدام به نصب سیستم صوتی می‌کنید؟ مسلماً نه. بنابراین لازم است قبل از هر کاری، ابتدا مشخص کنید که در رابطه با آن چه کارهایی باید انجام دهید. مثلاً شاید لازم باشد کارهای کوچکی مثل پاسخ دادن به سوال رئیس خود یا کارهای بزرگتری مثل نهایی کردن طرح خود را انجام دهید. بنابراین لازم است مهمترین وظایف هر روز خود، زمان شروع آنها و مدت لازم برای انجام آنها را بدانید. 

6-برای مدیریت بهینه زمان همزمان چند وظیفه را با هم انجام ندهید

همه ما در طول یک روز باید کارهای مختلفی را انجام دهیم، اما وقتی تصمیم می‌گیریم که همگی آنها را یک جا انجام دهیم، دچار دردسر خواهیم شد. مثلاً ممکن است در حال انجام کاری باشید، اما با شنیدن زنگ دریافت ایمیل، به سراغ گوشی تلفنتان بروید. همین مساله باعث می‌شود که تمرکز خود را از دست بدهید و دیگر نتوانید آن کار را به درستی انجام دهید. راه حل این مشکل این است که اوقات خاصی از روز را برای باز کردن و جواب دادن به ایمیل‌های خود در نظر بگیرید. وقتی در یک زمان، فقط بر روی یک موضوع تمرکز می‌کنید، زودتر می‌توانید کار مربوطه را انجام دهید و تمام تمرکز شما صرفاً معطوف به همان کار خواهد بود. 

7-مهارت اولویت بندی را یاد بگیرید

گاهی اوقات تصور می‌کنیم که 8 ساعت کامل از روز خود را صرف وظایف اصلی کار خود می‌کنید، این در حالی است که نتیجه تحقیقات، معمولاً خلاف این موضوع را نشان می‌دهد. اگر در سمت مدیریت یک سازمان هستید می‌توانید هر چند وقت یک بار به بررسی این موضوع بپردازید. به این منظور، یک روزی را در نظر بگیرید و از کارکنان خود بخواهید فعالیت‌هایی که در طول ساعت‌های کاری انجام می‌دهند و مدت زمانی که صرف آن می‌کنند را یادداشت کنند. البته حتماً به آنها اعلام کنید که هدف از این اقدام، مطلقاً شناسایی و اخراج کارمندان کم کار نیست، بلکه می‌خواهید به آنها کمک کنید تا در درازمدت بهره وری خود را افزایش دهند. قطعاً با در اختیار داشتن اطلاعات کافی، شما و تیمتان بهتر از قبل کار خواهید کرد و می‌توانید عواملی که باعث ایجاد اختلال در کارهایتان خواهند شد را شناسایی کنید. 

8-مهارت مدیریت زمان خود را اثبات کنید

همانطور که ملوانان هنگام بروز طوفان برای راهنمایی به کاپیتان خود مراجعه می‌کنند، کارمندان شما نیز باید این حس را از شما دریافت کنند که وقت خود را به خوبی مدیریت کرده‌اید. اگر هر زمانی که کارمند پیش شما می‌آید، شما را آشفته و در حالت عجله مشاهده کند، به احتمال زیاد برای انجام کارهای مهم به شما مراجعه نخواهد کرد. بنابراین حفظ ظاهر یک مدیر کاردان که مهارت مدیریت زمان را به خوبی بداند می‌تواند بر کارمندان نیز تأثیر بگذارد و باعث شود آنها نیز از زمان خود به شکل موثر استفاده کنند. 

9-قانون هشتاد بیست را برای مدیریت زمان پیاده کنید

بر اساس اصل پارتو که بیشتر به نام قانون هشتاد بیست شناخته می‌شود، 80 درصد از نتایج، حاصل تنها 20 درصد از کارها هستند. در نتیجه 20 درصد باقی مانده (از نتایج) نیز حاصل 80 درصد فعالیت‌ها هستند. حال شاید بپرسید این قانون چه ارتباطی با مدیریت زمان دارد. در پاسخ باید بگوییم که تنها 20 درصد از شغل شما را کارهای فوری و ضروری را تشکیل می‌دهند، اما همین درصد ناچیز،  بیشترین نتایج ممکن را برای شما به همراه می‌آورند. 80 درصد باقی مانده از وظایف را نیز می‌توانید بین کارمندان خود تقسیم کنید.

10- برای مدیریت زمان به استراحت هم نیاز دارید

اگر بی وقفه در حال کار کردن هستید و هیچ زمانی را برای استراحت کردن و تجدید قوا در نظر نمی‌گیرید، قطعاً بعد از مدتی فرسوده و از کار افتاده خواهید شد. فرسودگی به ویژه از نوع روانی آن یکی از عواملی است که باعث می‌شود نتوانید زمان خود را به درستی مدیریت کنید. این وضعیت زمانی پیش می‌آید که تمام زمان خود را صرف کار کردن می‌کنید. در نتیجه انرژی و تمرکز شما به سرعت تحلیل رفته و سلامت روانی‌تان به خطر خواهد افتاد. به همین خاطر لازم است در طول یک روز کاری، اوقاتی را برای استراحت کردن خود و کارمندانتان در نظر بگیرید. این کار تأثیر فوق العاده ای به همراه دارد از جمله این که زمینه را برای استفاده هر چه بهتر شما از زمان فراهم می‌کند. 

مدیریت زمان هرگز به این معنی نیست که دائماً در حال کار و تلاش باشید، چون در این صورت از برخی از جنبه‌های مهم زندگی خود باز خواهید ماند. در عوض باید روش درست برنامه ریزی و اولویت بندی کارها را بدانید تا بیشترین وقت خود را صرف مهم¬ترین کارهایتان کنید. در غیر این صورت ممکن است در پایان روز متوجه شوید که کارهای مهم زیادی برای انجام دادن باقی مانده‌اند، اما دیگر زمانی برای شما نمانده است. 

منبع: https:ezzatkhah.com